Hoe herken je verdachte e-mails tussen al je zakelijke berichten?

Als ondernemer krijg je dagelijks tientallen tot honderden e-mails binnen. Offertes, klantvragen, facturen, samenwerkingen… maar daar kunnen ook regelmatig onveilige berichten tussen zitten. Verdachte e-mails worden steeds professioneler opgesteld en zijn niet altijd in één oogopslag te herkennen. Zeker in de drukte van een werkdag is een foutje zo gemaakt. Daarom is het belangrijk om te weten waar je op moet letten. In deze blog geven we duidelijke signalen waarmee je phishing en andere vormen van e-mailfraude leert herkennen in je zakelijke inbox.

1. Let op het e-mailadres van de afzender

Verdachte e-mails zijn vaak afkomstig van nepafzenders die proberen legitiem over te komen. Kijk daarom altijd goed naar het afzendadres. Een e-mail van je bank hoort bijvoorbeeld te eindigen op @rabobank.nl, en niet @rabo-bank-beveiliging.com.

Let ook op kleine aanpassingen in de domeinnaam, zoals extra cijfers of omgewisselde letters. Deze trucs worden gebruikt om je te misleiden.

2. Dringende toon of tijdsdruk

Cybercriminelen zetten je graag onder druk. Een veelgebruikte tactiek is de oproep om “binnen 24 uur” te reageren of een betaling te doen om een blokkade te voorkomen. Dit soort berichten zijn ontworpen om je snel te laten handelen zonder na te denken.

Als je een dringend verzoek krijgt via e-mail, check dan altijd via een ander kanaal (bijvoorbeeld telefonisch) of dit verzoek legitiem is.

3. Taalgebruik en opmaak

Let op kromme zinnen, spelfouten of rare formuleringen. Veel phishingmails zijn vertaald of slecht opgesteld. Ook als een e-mail in het Engels is terwijl je normaal Nederlandstalig contact hebt, is dat verdacht.

Daarnaast is de opmaak soms nét niet professioneel. Een vaag logo, fletse opmaak of ontbrekende contactgegevens kunnen een signaal zijn.

4. Onverwachte bijlagen of links

Open nooit zomaar een bijlage of klik op een link, zeker niet als je het bericht niet vertrouwt. Kwaadaardige bestanden of links kunnen malware installeren op je systeem of je gegevens stelen.

Een handige manier om een link te controleren is door met je muis over de link te zweven (niet klikken). Je ziet dan het echte webadres waar de link naartoe leidt. Ziet dat er vreemd uit of komt het niet overeen met de afzender? Niet openen.

5. Ongebruikelijke verzoeken van collega’s of zakenpartners

Spear phishing is een gerichte vorm van phishing waarbij criminelen zich voordoen als iemand binnen jouw organisatie. Ze vragen bijvoorbeeld om een betaling of om inloggegevens.

Wordt er in een e-mail gevraagd om iets ongewoons, zoals een overboeking naar een nieuwe rekening? Neem dan eerst telefonisch contact op met de persoon in kwestie. Eén belletje kan veel ellende voorkomen.

Wat kun je als ondernemer doen om jezelf te beschermen?

Naast alert zijn op verdachte e-mails, zijn er extra maatregelen die je kunt nemen als ZZP’er of MKB’er:

• Gebruik goede beveiligingssoftware die phishingdetectie biedt.
• Zorg voor automatische updates van je besturingssysteem en mailprogramma’s.
• Investeer in e-mailbeveiliging via je hostingprovider of IT-partner.
• Informeer je team als je met personeel werkt, zodat iedereen verdachte signalen herkent.
• Maak back-ups van belangrijke data zodat je bij schade altijd kunt herstellen.

Conclusie

Verdachte e-mails worden steeds slimmer, maar met een beetje aandacht zijn ze vaak goed te herkennen. Door op de afzender, taal, inhoud en verzoeken te letten, voorkom je dat je in een phishingval trapt. Zeker in een zakelijke omgeving is e-mailbeveiliging onmisbaar.

Wil je weten welke beveiligingsoplossingen het beste passen bij jouw bedrijf? Bij Antivirus.eu geven we eerlijk en onafhankelijk advies, zodat jij kunt werken zonder zorgen over e-mailfraude of andere online risico’s.